Mùa cao điểm ở Nha Trang đến theo từng đợt: hè, Tết, các kỳ nghỉ lễ, những tuần khách quốc tế đổ về. Phòng kín, nhà hàng kín bàn, và kho giấy vơi nhanh hơn bình thường. Chuyện hết giấy vệ sinh ở toilet sảnh vào tối thứ Bảy, hay bếp hết khăn lau giữa giờ cao điểm, không lớn nhưng khách nhớ. Ngược lại, trữ quá tay rồi để giấy nằm kho qua mùa thấp điểm, trong không khí nóng ẩm và mang hơi muối, cũng là cách làm tốn tiền. Bài này gợi ý một quy trình gọn để khách sạn, resort, nhà hàng tự lên kế hoạch, dựa trên số liệu của chính mình.
Bắt đầu từ số liệu năm trước
Con số đáng tin nhất là con số bạn đã có. Trước khi đặt hàng, lục lại ba nguồn:
- Phiếu xuất kho hoặc sổ nhận hàng của mùa cao điểm năm trước: tháng nào xuất bao nhiêu thùng giấy cuộn lớn, bao nhiêu lốc cuộn nhỏ, bao nhiêu gói khăn.
- Báo cáo công suất phòng hoặc số lượt khách của cùng kỳ: số đêm phòng bán ra, số bàn, số suất ăn.
- Ghi chú của bộ phận buồng phòng, tạp vụ: toilet nào hay hết giấy, hộp nào hay hỏng, ngày nào thiếu hàng.
Nếu năm trước chưa ghi chép gì, hãy bắt đầu ngay từ bây giờ. Chỉ cần một bảng tính đơn giản, mỗi tuần ghi một dòng.
Tự ước tính theo công suất phòng
Mỗi cơ sở có lượng dùng khác nhau, tuỳ hạng phòng, nguồn khách, thói quen phục vụ. Vì vậy không nên chép định mức của nơi khác. Cách làm là tìm ra “hệ số” của chính cơ sở mình, rồi nhân lên.
| Khu vực | Đơn vị để đếm | Cách tìm hệ số |
|---|---|---|
| Phòng khách lưu trú | Đêm phòng bán ra | Số cuộn nhỏ, hộp khăn lụa xuất kho trong tháng chia cho số đêm phòng cùng tháng |
| Toilet sảnh, hồ bơi, nhà hàng | Tuần hoạt động | Số cuộn lớn, gói khăn lau tay đã thay trong một tuần ở từng toilet |
| Bàn ăn, quầy bar | Lượt khách hoặc suất ăn | Số gói khăn ăn dùng trong tuần chia cho lượt khách cùng tuần |
| Bếp | Ngày hoạt động | Số cuộn giấy đa năng dùng trong một tuần chia cho số ngày mở bếp |
Có hệ số rồi, nhân với dự báo mùa tới. Ví dụ với phòng lưu trú: hệ số cuộn nhỏ mỗi đêm phòng nhân với số đêm phòng dự kiến. Dự báo lấy từ lượng đặt phòng đã có, cộng phần khách đặt sát ngày theo kinh nghiệm.
Với toilet chung, lượng dùng không tăng đều theo số phòng. Toilet sảnh, toilet hồ bơi đông lên rõ rệt khi có đoàn, khi có tiệc. Hãy đếm riêng một tuần thường và một tuần đông để thấy khoảng chênh.
Nhập theo đợt, không dồn một lần
Dồn một lần cho cả mùa nghe có vẻ yên tâm, nhưng có ba cái giá phải trả: kho chật, tiền nằm trong hàng, và giấy chịu ẩm lâu ngày. Ở Nha Trang, mùa mưa cuối năm còn làm độ ẩm trong kho tăng lên.
Cách chia đợt gợi ý:
- Đợt nền, trước mùa: đủ cho giai đoạn đầu mùa theo hệ số tuần đông. Kèm theo hộp đựng thay thế, pin máy cắt giấy, bình xà phòng.
- Đợt bổ sung, giữa mùa: đặt khi tồn kho chạm mức tối thiểu bạn tự đặt ra, không chờ tới lúc hết.
- Đợt cuối, trước khi mùa kết thúc: đặt ít lại, để khi bước vào mùa thấp điểm kho không còn tồn nhiều.
Mức tồn tối thiểu tính đơn giản: lượng dùng trong khoảng thời gian giữa lúc bạn gọi đặt hàng và lúc hàng về, cộng một phần dự phòng cho những ngày đông bất thường. Khoảng thời gian đó bạn trao đổi trực tiếp với văn phòng Nha Trang khi lên kế hoạch.
Kiểm kho mỗi tuần trong mùa đông khách
Mùa cao điểm là lúc dễ quên kiểm kho nhất, vì ai cũng bận. Dành mười lăm phút đầu tuần cho danh sách dưới đây:
- Đếm tồn từng mã: giấy cuộn lớn, cuộn nhỏ, khăn lau tay, khăn ăn, khăn lụa hộp.
- So với mức tồn tối thiểu. Mã nào chạm mức thì đặt thêm ngay trong tuần.
- Kiểm tra thùng dưới đáy kệ có bị móp, ẩm không.
- Hàng nhập trước đã được đưa ra dùng trước chưa.
- Xà phòng, nước hoa xịt phòng, túi rác còn đủ cho bao lâu.
- Có hộp đựng, bình xà phòng nào báo hỏng trong tuần không.
Giao danh sách này cho một người cố định. Nhiều cơ sở thiếu hàng không phải vì tính sai, mà vì không ai được giao việc nhìn vào kho.
Đừng quên phần ngoài giấy
Giấy chỉ là một nửa. Trước mùa, đi một vòng khu vệ sinh và kiểm tra:
- Hộp đựng giấy: khoá, bản lề, khe kéo giấy. Nhiều mẫu hộp Roto nhựa ABS được bảo hành dài hạn, thay mới khi hư hỏng cho khách dùng giấy của hãng; hộp inox bảo hành 6 tháng. Hộp hỏng nên báo trước mùa để kịp xử lý.
- Máy cắt giấy cảm ứng RT1420: chạy 4 viên pin, chuẩn bị sẵn pin thay.
- Bình xà phòng, máy xịt phòng: kiểm tra vòi nhấn, cảm ứng, lịch xịt đã cài.
- Khăn ăn in logo: nếu muốn dùng khăn in logo cho mùa đông khách, liên hệ sớm để có thời gian chốt mẫu.
Chi tiết từng nhóm ở trang hộp đựng giấy và thiết bị và hoá chất và vật tư vệ sinh.
Cân nhắc đổi loại giấy trước mùa
Mùa cao điểm là dịp tốt để xem lại cách dùng giấy ở những chỗ hay có vấn đề:
- Toilet chung đang dùng cuộn nhỏ mà hay hết giấy: chuyển sang giấy vệ sinh cuộn lớn kèm hộp đựng. Toilet ở xa, như hồ bơi, bãi biển, nên chọn cuộn nặng.
- Bếp nhà hàng dùng khăn rút mà hết nhanh: thử giấy cuộn đa năng JP800M, JP1000S, xé theo độ dài cần.
- Lavabo khách hay rút hai tờ mới khô tay: thử khăn tờ rộng hơn như RT22-2.
Đổi trước mùa để nhân viên quen tay, đừng đổi giữa lúc đông khách nhất.
Sau mùa: ghi lại cho năm sau
Khi mùa qua, dành một buổi xem lại: lượng dùng thực tế so với dự tính chênh bao nhiêu, mã nào thiếu, mã nào thừa, toilet nào quá tải. Ghi vào cùng bảng tính. Năm sau, hệ số của bạn sẽ sát hơn, và việc chuẩn bị nhẹ hơn nhiều.
Cần người cùng lên kế hoạch
Văn phòng Nha Trang của Thế Giới Giấy làm việc với khách sạn, resort, nhà hàng và tòa nhà trong thành phố và vùng lân cận. Bạn gửi số phòng, số toilet chung, mô hình phục vụ, chúng tôi cùng bạn chia đợt nhập hàng và chọn mã giấy phù hợp. Xem gợi ý theo mô hình ở trang khách sạn, resort, khu du lịch, nhà hàng F&B. Gọi hoặc Zalo 0901 077 077, hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.